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    Politique de dons et commandites

     
    Politique de dons et commandites du studio d'Ubisoft Montréal


    En sa qualité d'entreprise citoyenne, Ubisoft Montréal répond à des demandes d'organismes qui comptent, en tout ou en partie, sur les dons du public pour mener leurs activités. Comme le nombre de demandes est élevé et qu'Ubisoft Montréal ne peut malheureusement répondre à l'ensemble de celles-ci, le studio s'est doté d'une politique afin d'encadrer la sélection et la gestion de ses dons et commandites.

    1. PRÉAMBULE

    Cette politique précise le cadre général et les règles de gestion des dons et des commandites d'Ubisoft Montréal. Elle tient compte des objectifs stratégiques et de la réalité organisationnelle du studio, ainsi que des attentes des organismes demandeurs.

    Il est à noter également que cette politique s'inscrit dans la stratégie du groupe Ubisoft en matière de responsabilité d'entreprise et de mécénat. Les axes développés par cette politique respectent les lignes directrices adoptées par la stratégie du groupe.

    2. OBJECTIFS

    En se dotant de cette politique, Ubisoft Montréal sera en mesure de:

    • Fournir un cadre de décision et de gestion à l'équipe des Communications du studio d'Ubisoft Montréal, qui a la responsabilité d'administrer le budget de dons et commandites, en assurant le respect des principes de transparence, de rigueur et d'équité ;
    • Faire connaître à l'ensemble des employés d'Ubisoft Montréal les principes et les modalités de gestion des dons et des commandites et en assurer une application uniforme et cohérente ;
    • Faire connaître aux organismes demandeurs les critères de sélection, les axes et les créneaux supportés par le studio d'Ubisoft Montréal dans un souci de transparence et afin de bien identifier les demandes admissibles ;
    • Permettre au studio de positionner clairement son engagement social et de faire des choix pertinents qui maximiseront les retombées, tant pour Ubisoft Montréal que pour les organismes demandeurs ;
    • Assurer que les dons et les commandites soient intégrés à la stratégie globale de communication et qu'ils contribuent à l'atteinte des objectifs d'Ubisoft Montréal.

    3. TERMINOLOGIE

    Don

    Le don est une contribution à caractère philanthropique, versée en argent, en produits ou en services à des organismes sans but lucratif œuvrant dans les axes et créneaux supportés par Ubisoft Montréal. Le don contribue au positionnement et à l'amélioration de la marque.

    Il exprime essentiellement les valeurs et l'engagement social d'Ubisoft Montréal et n'exige pas nécessairement un retour sur l'investissement. Il peut se traduire par un véritable mécénat.

    Commandite

    La commandite est un partenariat ou un droit d'association acquis par un investissement en argent, en produits ou en services, avec des organismes œuvrant dans les axes et créneaux supportés par Ubisoft Montréal.

    Elle est assortie de visibilité permettant à Ubisoft Montréal d'obtenir un retour sur son investissement.

    Elle est une plate-forme de communication (publicité, relations de presse, relations publiques, promotion, etc.) dont le but est de contribuer à l'amélioration du capital de la marque et au positionnement d'Ubisoft Montréal.

    Notons que la participation des gestionnaires et des employés d'Ubisoft Montréal dans divers événements visant strictement le développement et le maintien des relations d'affaires n'est pas considérée comme une commandite.

    4. NOTRE APPROCHE

    Les employés d'Ubisoft Montréal sont animés par le désir de créer des jeux de qualité mais aussi de bâtir une entreprise reconnue pour son approche citoyenne et responsable.

    Afin de continuer à assumer une responsabilité sociale grandissante, le studio s'est doté d'une politique officielle de dons et commandites qui s'articule autours de deux axes majeurs : l'engagement communautaire et la culture et les arts émergeants.

    4.1 DONS - Engagement communautaire

    Ubisoft Montréal est à l'image du quartier Mile-End: créatif, cosmopolite et solidaire. Au cours des treize dernières années, le studio de Montréal a réussi à tisser des liens importants avec les différentes institutions communautaires du quartier et participe activement aux réflexions sur l'avenir du Mile-End et de ses citoyens.

    4.1.1 Créneaux de dons

    Plusieurs causes sociales et humanitaires requièrent le support et la générosité de tous et chacun. Ubisoft Montréal a donc décidé de se doter de critères de sélection pour les demandes issues d'organismes sans but lucratif œuvrant dans les secteurs suivants. Il est à noter que les projets sélectionnés doivent obligatoirement remplir minimalement deux des trois critères.

    Néanmoins, pour des cas exceptionnels, Ubisoft Montréal se réserve le droit de déroger aux créneaux énoncés ci-dessous, à la discrétion de l'équipe des dons et commandites du studio.

    Jeunesse

    Ubisoft Montréal s'engage à supporter les organismes qui présentent des activités/projets destinés aux jeunes de moins de 18 ans. Ce critère est le seul critère obligatoire dans la sélection des demandes de dons.

    Éducation et culture

    Les projets sélectionnés doivent inclure un volet éducatif ou culturel. Ainsi, dans le domaine éducatif, Ubisoft Montréal désire s'associer aux organismes luttant contre le décrochage scolaire. En ce qui concerne la culture, Ubisoft Montréal souhaite favoriser la créativité chez les jeunes défavorisés.

    Solidarité

    Il est à noter que la participation d'Ubisoft Montréal se traduira par des dons versés à des organismes œuvrant à l'amélioration des conditions de vies de jeunes.

    4.2. COMMANDITE - La culture et les arts émergeants

    Depuis sa création en 1997, Ubisoft Montréal a pignon sur rue dans le Mile-End, un quartier à vocation largement artistique où se côtoient artistes, musiciens, cinéastes et écrivains.

    Pour Ubisoft Montréal, le Mile-End est beaucoup plus qu'un lieu physique où ses employés viennent travailler cinq jours sur sept. C'est aussi une source d'inspiration quotidienne, un milieu où les artistes du quartier côtoient les créateurs d'Ubisoft. C'est la raison pour laquelle au cours des dernières années, le studio de Montréal a pris l'engagement d'initier et de supporter des projets structurants et créatifs visant à favoriser la mise en valeur du caractère culturel du quartier et à rehausser le dynamisme culturel de Montréal.

    4.2.1 Créneaux de commandites

    Ubisoft Montréal vise particulièrement à s'associer et à contribuer à la réalisation d'événements de nature événementielle et/ou festive. De façon plus spécifique, trois types d'événements sont visés par Ubisoft Montréal:

    • Des événements dont la démarche, les valeurs et l'approche créative rejoignent celles du studio ;
    • Des événements créatifs, pionniers et rassembleurs qui mettent en valeur et font rayonner la scène culturelle émergeante de Montréal ;
    • Des événements grands publics possédant, ou étant susceptible de développer la notoriété du studio à l'échelle locale ou provinciale.

    * Ubisoft ne contribue pas aux partis ou mouvements politiques, ni aux organisations religieuses.

    5. ADMISSIBILITÉ

    5.1 Critères généraux

    Les dons ou les commandites octroyés à un organisme ou à un événement:

    • Les dons ou les commandites octroyés à un organisme ou à un évènement doivent satisfaire aux exigences associées aux axes et créneaux identifiés dans cette politique.
    • L'organisme demandeur doit:

      • Tenir l'événement pour lequel il demande une commandite sur le territoire canadien et s'adresser principalement à une clientèle âgée entre 13 et 45 ans (ou âgée de 18 ans et moins pour un don) ;
      • Représenter un groupe d'individus. Le don ou la commandite ne peut être faite au bénéfice d'une seule personne ;
      • Démontrer une saine gestion ;
      • Ne pas être associé, ni son événement, à une cause religieuse ou politique.

    Toute demande de dons ou de commandites doit:

    • Être présentée par écrit en remplissant le Formulaire de dons et commandites;
    • Être présentée dans un délai préalable de 60 jours ;
    • Indiquer clairement le nom et la mission de l'organisme, la description de l'activité ou de l'événement pour lequel il sollicite la participation d'Ubisoft Montréal, la nature de la contribution souhaitée (en argent ou en produits), les dates et lieux de l'événement, ainsi que le nombre et le profil des personnes attendues ou des participants.

    * Les dons octroyés à un organisme ou à un événement ne peuvent être reconduits pour plus de trois années consécutives afin de permettre à un plus grand nombre d'organismes de se prévaloir de cette opportunité. Cependant, cette règle ne s'applique pas aux commandites.

    5.2 Critères spécifiques aux dons

    Les organismes qui bénéficieront d'un don d'Ubisoft Montréal se doivent de :

    • Détenir un statut d'organisme sans but lucratif ;
    • Fournir des états financiers annuels vérifiés ;
    • Fournir un plan et un budget indiquant les sources actuelles de financement et l'utilisation des fonds, y compris ceux qui sont demandés ;
    • Œuvrer dans les axes et créneaux appuyés par Ubisoft Montréal.

    5.3 Critères spécifiques aux commandites

    Les événements commandités par Ubisoft Montréal se doivent de :

    • Rejoindre le positionnement du studio et refléter les valeurs (créativité, innovation, partage) et la personnalité de la marque Ubisoft ;
    • Accorder à Ubisoft Montréal une visibilité significative selon un plan d'échange dont la valeur est au moins équivalente à la contribution du studio ;
    • Permettre la promotion de l'ensemble des produits et services d'Ubisoft Montréal ;
    • Offrir la possibilité d'associer Ubisoft Montréal en tant que partenaire majeur ;
    • Offrir un rayonnement d'envergure auprès d'une masse critique de gens ;
    • Contribuer à l'atteinte d'objectifs s'inscrivant par le plan d'affaires du studio ;
    • Contribuer à la notoriété positive du studio d'Ubisoft Montréal ;
    • S'inscrire dans une démarche de communications intégrées, permettant à Ubisoft Montréal d'exploiter son association à l'événement ;
    • Exploiter un espace de démonstration des jeux vidéo développés par Ubisoft Montréal là où l'occasion s'y prête.

    6 LA GESTION DES DONS ET DES COMMANDITES

    6.1 La portée

    La nature des activités d'Ubisoft Montréal et son déploiement géographique permettent de distinguer deux niveaux d'intervention : local et provincial.

    6.1.1 Local

    Ce niveau d'intervention s'applique surtout lorsqu'il s'agit de dons et de commandites à un organisme dont la portée se limite à l'échelle locale. Il est à noter que pour les dons, le niveau local est le niveau privilégié dans la sélection des demandes. Ce territoire vise la région de Montréal et plus précisément le quartier du Mile-End où est situé le studio d'Ubisoft Montréal. Ils sont gérés par le service des Communications d'Ubisoft Montréal.

    6.1.2 Provincial

    Les dons et les commandites effectués à l'échelle provinciale sont également soumis aux mêmes critères et principes généraux que ceux de niveau local. Ils sont évalués en fonction des retombées pour la région et sont gérés conjointement par le service des Communications d'Ubisoft Montréal et le service des Communications d'Ubisoft Québec.

    6.2 Paliers de décision

    Toute demande de dons et commandites doit d’abord être présentée par écrit en remplissant le Formulaire de dons et commandites. Une fois le formulaire rempli et la demande soumise, l’équipe des Communications d’Ubisoft Montréal fera une première analyse et formulera des recommandations d’acceptation ou de refus en fonction de la présente politique.

    * Ubisoft se réserve le droit de refuser une demande même si l'organisme rencontre les critères. (Ex : si une demande est formulée à un moment de l'année où les budgets pour les dons et commandites ont déjà été attribués). De plus, étant donné le nombre élevé de demandes reçues Ubisoft Montréal n'a d'autre choix que de faire une sélection même parmi les dossiers éligibles.

    6.3 Traitement des dons et des commandites

    Le processus de gestion des dons et des commandites comporte cinq étapes qui sont essentiellement les mêmes pour les dons ou les commandites : réception de la demande, analyse et recommandation, négociation d'une entente, exploitation et évaluation des retombées.

    • Réception de la demande : le service des Communications d'Ubisoft Montréal est le seul responsable du traitement des demandes des dons et des commandites (sauf dans le cas d'une demande au niveau provinciale qui sera aussi considérée par le service des Communications d'Ubisoft Québec). Toute autre service ou équipe de production qui reçoit une demande doit l'acheminer dans les plus brefs délais au service des Communications.

      * Seules les demandes de dons ou de commandites faites par écrit et soumises via le Formulaire de dons et commandites seront prises en considération.

      Les lettres et les circulaires ne seront pas traitées, et les individus et organismes qui contactent le service des Communications par téléphone seront référés à la section Politique de dons et commandites du site internet d'ubi.com.

    • Analyse et recommandation : l'analyse est réalisée par le service des Communications d'Ubisoft Montréal. Le service des Communications contacte, au besoin, l'organisme concerné pour compléter l'information reçue. Une fois cette première analyse complétée, le dossier est traité selon les paliers de décision mentionnés plus haut.

      Un courriel de refus ou d'acceptation, selon le cas, est ensuite envoyé à l'organisme demandeur. Le service des Communications d'Ubisoft Montréal s'assure de répertorier et de documenter toutes les demandes qui lui sont présentées.
    • Négociation d'une entente : toute contribution sous forme de dons ou de commandites doit faire l'objet d'une lettre ou d'un protocole d'entente qui indique les responsabilités de chacune des parties.
    • L'exploitation d'une commandite : l'exploitation est coordonnée par le service des Communications d'Ubisoft Montréal. Elle se traduit soit par des actions de publicité, des actions de promotion de produits et de services, des actions relations publiques et de relations de presse, ou une combinaison de plusieurs de ces actions.

      * Les dons ne font pas l'objet d'un programme d'exploitation de façon systématique.

    • L'évaluation des retombées : chaque contribution d'Ubisoft Montréal fait l'objet d'un bilan.

    Dans le cas d'un don, le service des Communications d'Ubisoft Montréal évalue le degré de reconnaissance publique qui a été associé à la contribution, par l'analyse des divers outils de communication soumis par l'organisme.

    Lorsqu'il s'agit d'une commandite, le service des Communications d'Ubisoft Montréal doit obtenir le rapport d'activités de l'organisme commandité, élaborer un bilan du partenariat et analyser la pertinence du renouvellement de l'association avec l'organisme demandeur.


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